Самарская Губернская Дума переходит на DocsVision 2005

Ситуация

Первоначально Самарская Губернская Дума использовала в своей работе систему электронного документооборота на базе Lotus Notes. С течением времени данное решение перестало устраивать заказчика по ряду причин. К 2005 году внутри организации появлялись новые схемы движения документов, новые задачи, новые аппаратные средства, потребовались существенные доработки и настройки системы. Имеющаяся платформа уже не давала возможности реализовать поставленные задачи, что, в свою очередь, препятствовало повышению эффективности работы сотрудников.

Целью создания новой системы электронного документооборота являлось повышение эффективности законотворческой деятельности Самарской Губернской Думы, совершенствование функционирования аппарата Думы за счет автоматизации документационного обеспечения процессов управления и законотворчества.

Требовалось решение, способное реализовать ряд ключевых задач:

образование единого информационного пространства законотворческой деятельности, связывающего различные подразделения Думы;
сокращение времени на прохождение информации, требующегося на принятие управленческих решений;
введение единого стандарта работы с электронными документами, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов;
автоматизация и повышение эффективности работы сотрудников и подразделений.

«Заказчик хотел повысить существующие возможности контроля над работой персонала, прозрачность процессов, эффективность управления, дать руководящему составу Думы новый инструмент для своевременного выполнения поставленных задач»

Максим Батянов, генеральный директор компании Вебзавод.

Выбор платформы

В 2005 году Самарской Губернской Думой был проведен анализ замечаний и предложений по существующему электронному документообороту, подготовлен ряд требований и объявлен конкурс на проектирование и внедрение новой системы. Тендер был выигран компанией Вебзавод, предложившей создание автоматизированной информационной системы комплексного документооборота на базе DocsVision.

«DocsVision оказалась единственной платформой, способной решить все задачи заказчика. Имея большие возможности масштабирования и гибкость настройки, платформа идеально обеспечивает текущую работу. Система проста в использовании, ориентирована на тесную интеграцию с продуктами Microsoft, имеет привычный интерфейс, похожий на Microsoft Office Outlook. Это явилось основными критериями, повлиявшими на выбор платформы».

Максим Батянов, генеральный директор компании Вебзавод.

Решение

Весь комплекс работ осуществлялся специалистами компании Вебзавод при активном участии сотрудников Самарской Губернской Думы.

Началом масштабного проекта стало проектирование самой системы, удовлетворяющей выдвинутым заказчиком требованиям, её последующее развёртывание, обучение персонала и запуск в эксплуатацию.

В ходе проектирования был проведен дополнительный анализ существующего документооборота в структурных подразделениях Думы, организовано исследование потоков документации, определены основные модули в автоматизированной информационной системе комплексного электронного документооборота.

Проект построения системы включил в себя создание и внедрение ряда подсистем:

информационно-справочных ресурсов;
делопроизводства;
работы с обращениями;
обеспечения законотворческой деятельности.

С января 2006 года начались работы по миграции с Lotus Domino/Notes на DocsVision.

В ходе проекта была развёрнута и сконфигурирована платформа DocsVision 3.5 на 150 рабочих мест, произведены настройки приложения «Делопроизводство», проведена адаптация компонентов системы к специфике организации процессов делопроизводства. Разработаны и настроены бизнес-процессы для маршрутизации документов между подразделениями.

«В результате первого этапа проекта, который прошел в 2005-2006 гг, была развёрнута новая система с последующим подключением всех рабочих мест, произведено обучение персонала. Были настроены все необходимые бизнес-процессы для того, чтобы система электронного документооборота успешно функционировала».

Максим Батянов, генеральный директор компании Вебзавод.

На протяжении первого этапа проекта на территории заказчика постоянно присутствовала группа сопровождения со стороны интегратора, основными функциями которой являлись отладка рабочих мест, поддержка и консультирование пользователей.

Результат

Несмотря на возникшие психологические трудности, связанные с переводом персонала на новую, ещё не привычную систему электронного документооборота, новое решение позволило Самарской Губернской Думе реализовать все необходимые задачи, наладить новые, удобные схемы движения документов, что явилось первым шагом на пути качественного повышения эффективности работы сотрудников.