Корпоративный портал ООО «Газпром трансгаз Самара» 2011

Проект

Создание корпоративного портала для ООО «Газпром трансгаз Самара»

Ситуация

За последние годы силами собственной IT-службы организации был внедрен ряд внутренних информационных систем, которые в основном обслуживали производственную деятельность. Кроме того, для сотрудников ООО «Газпром трансгаз Самара» была создана информационно-справочная система, которая представляла собой достаточно разрозненный набор ресурсов. Вместе с тем, пользователей этой системы не устраивал неудобный интерфейс, а также отсутствие поиска, что для ООО «Газпром трансгаз Самара», деятельность которого регламентируется значительным количеством нормативных и законодательных документов, являлось серьезной проблемой.

Кроме того, наполнение информацией портала было возложено преимущественно на IT-подразделения предприятия. Сам пользователь не обладал достаточными правами для того, чтобы отправить свой отчет или нормативный документ в нужную папку. Главный же минус этой системы заключался в том, что руководство компании не имело возможности систематизировать информацию, предоставляемую ему структурными подразделениями. Все отчеты и документы просто складировались в отдельном хранилище файлов. Исполнители и руководители были вынуждены самостоятельно контролировать периодичность предоставления очередных отчетов, что часто приводило к срыву установленных сроков.

«Мы понимали, что у действующей системы отсутствует социальная составляющая, позволяющая организовать общение сотрудников структурных подразделений предприятия между собой. Вместе с тем, по сути, отсутствовала заинтересованность в использовании данного продукта работниками организации. Системе не хватало дружелюбного интерфейса и понятной внутренней структуры, по причине чего люди не всегда могли найти нужную им информацию или документы. Кроме того, у сотрудников предприятия отсутствовала удобная площадка для обмена информацией – как организационного, так и социального характера».

Руслан Буткевич, руководитель группы развития системы менеджмента и проектного управления отдела по стандартизации и качеству инженерно-технического центра филиала ООО «Газпром Трансгаз Самара»

Решение

Понимая несовершенство имеющейся системы, самарская компания «Вебзавод», выступившая разработчиком новой системы для ООО «Газпром трансгаз Самара», предложила перейти от имеющихся решений на более прогрессивную платформу, обеспечивающую удобное хранение, поиск и потребление внутренней информации. В качестве новой платформы для корпоративного портала был выбран продукт Microsoft Office SharePoint Server 2010, позволяющий решить поставленные задачи и прекрасно интегрирующийся в существующую инфраструктуру организации. Была спроектирована ферма из 5 серверов, обеспечивающих отказоустойчивое решение. В качестве серверной операционной системы была использована Microsoft Windows Server 2008 R2, управление базами данных портала осуществлялось при помощи Microsoft SQL Server 2008 R2. В некоторых приложениях для улучшения интерфейса был использован Microsoft Silverlight 4. В качестве клиентского программного обеспечения был выбран браузер Microsoft Internet Explorer 8 с поддержкой Microsoft Silverlight 4 и Microsoft Office 2003/2007/2010.

«Когда мы приступили к реализации функционала, SharePoint Server 2010 существовал еще в бета-версии. Таким образом, мы рисковали, потому что на момент выпуска основной версии производитель мог отказаться от определенной части заявленного изначально функционала, либо изменить саму архитектуру платформы. Впрочем, наши опасения не оправдались, и нам пришлось немного переделать всего пару решений».

Борис Анипченко, руководитель проектов компании «Вебзавод»

Согласно техническому заданию, интранет-портал должен был быть доступен 95% времени в году, обеспечивая доступ для 20 офисов с общей численностью до 1500 пользователей, с возможностью одновременной работы на портале до 400 человек. Для реализации этих требований ферма серверов включала кластер из двух серверов приложений, отказоустойчивый кластер из двух серверов баз данных и отдельный поисковый сервер.

Заказчик поставил перед компанией-разработчиком следующие основные производственные, организационные и социальные задачи:

организовать два хранилища для нормативных и организационно-распорядительных документов с атрибутивным и полнотекстовым поиском (в формате Word, Excel, PowerPoint, Project, Visio, Adobe PDF, TIFF, JPEG);
визуализировать ключевые показатели (Key Performance Indicators, KPI) для руководства компании - на основании отчетов подразделений;
разработать сайты подразделений:
изготовить сайт совещаний с публикацией их повестки, решений и отчетов о выполнении;
разработать сайт для управления проектами;
презентовать справочник сотрудников и организационную структуру предприятия;
создать интерактивную доску почета, раздел для конкурсов и наград;
отображать дни рождения и юбилеи сотрудников;
создать форум и фотогалерею для общения сотрудников компании;

«Сложность заключалась в том, что создаваемый нами интранет-портал был одним из первых проектов в России, созданных на платформе Microsoft Office SharePoint Server 2010. Кроме того, в штате компании-заказчика работает несколько тысяч сотрудников, а само предприятие имеет филиалы в 9 регионах в Поволжья. Изначально был сформирован пул ключевых пользователей, насчитывающий 23 человека, однако к концу этапа формирования требования их количество увеличилось более чем в 1,5 раза до 37. С каждого из них были собраны требования по содержанию и интерфейсу портала. Затем собранные требования были проанализированы и сгруппированы по разделам. Параллельно с написанием технического задания начался процесс разработки и настройки, еженедельно проводились встречи с заказчиком. На стенде, развернутом в ООО «Газпром трансгаз Самара», проводились презентации готового функционала и интерфейса разрабатываемой системы. В ходе всего проекта рабочая группа заказчика могла видеть и оценивать создаваемый нами функционал. Срок выполнения проекта с момента постановки задачи до сдачи готовой системы в промышленную эксплуатацию составил 10 месяцев».

Борис Анипченко, руководитель проектов компании «Вебзавод»

При реализации проекта была максимально использована стандартная функциональность и встроенные возможности платформы Microsoft Office SharePoint Server 2010 (локализованная русская версия). В случаях, когда ее функционала оказывалось недостаточно, партнер использовал собственные решения.

«В результате соотношение стандартной функциональности к собственным решениям составило примерно 80/20. Это оптимальный баланс, когда стандартные функциональность и интерфейс Microsoft Office SharePoint Server 2010 дополняются собственными разработками компании «Вебзавод».

Борис Анипченко, руководитель проектов компании «Вебзавод»

Результат

Сотрудники ООО «Газпром трансгаз Самара» получили интранет-портал, который фактически стал единым социальным окном, объединяющим сотрудников предприятия, обеспечив им доступ к получению справочной информации, обмену документами и общению.

Процесс размещения и поиска нормативных и организационно-распорядительных документов стал понятным и удобным. Для размещения справочной и отчетной информации в целом по предприятию предусмотрены отдельные разделы портала. Сделана отдельная страница доступа ко всем используемым информационным системам предприятия.

С главной страницы интранет-портала в один клик можно перейти на сайт своего подразделения.

Каждое подразделение получило собственный сайт, на котором появилась возможность размещать документы по обучению и организации совместной работы с другими отделами, с которыми оно имеет вертикальные и горизонтальные связи.

Сотрудники компании получили удобную ленту новостей, телефонный справочник. В структуру портала также были встроены инструменты нематериального стимулирования персонала – в виде доски почета, конкурсов и наград. Кроме того, заработал полноценный форум, который стал удобным инструментом, как для общения самих сотрудников, так и для предоставления важной производственной и организационной информации. Фотогалерея пополняется как фотографиями производственных объектов, так и фотоотчетами с различных корпоративных мероприятий.

«В настоящее время портал представляет собой единую точку сбора информации и доступа к различным производственным системам. Здесь есть база внутренних нормативных, организационно-распределительных документов, информационно-справочная система для руководителей различного уровня. Сотрудники организации, работающие в разных регионах и разделенные сотнями километров, перестали чувствовать себя разрозненными и, наконец, получили возможность общения в едином социокультурном пространстве. Портал позволил быстро получать информацию и делиться ей».

Топ-менеджеры ООО «Газпром трансгаз Самара» получили полноценную справочную систему руководителя, основной функцией которой стало предоставление высшему руководству актуальной, оперативной информации о производственной деятельности предприятия. Руководство получило инструмент, который позволяет контролировать периодичность размещения каждого отчета. При размещении отчета ответственный сотрудник указывает дату подачи отчета, которая автоматически сравнивается с нормативным сроком его предоставления и оповещает руководителя о соблюдении этих сроков.

Если отчет просрочен, то рядом с документом загорается соответствующий индикатор, который показывает статус актуальности отчета. При этом на главной странице системы руководителя имеется сводная таблица по подразделениям. Если подразделение имеет хотя бы один просроченный отчет, то руководитель увидит это по цвету подразделения на своем экране (зеленый – отчет актуален, желтый – приближается срок подачи, красный – ответ просрочен).

Кроме наглядных напоминаний об актуальности отчетов, высшее руководство получило механизм визуального отображения ключевых показателей деятельности предприятия, которые извлекаются из тех же отчетов, размещаемых ответственными сотрудниками. Важно, что для самих пользователей процесс подачи отчета не усложнился - они, как и прежде, продолжают предоставлять свои отчеты в формате Excel, размещая их в соответствующем разделе системы.

«Всего через два месяца после ввода в эксплуатацию корпоративного портала можно говорить о конкретных результатах. Сотрудники стали чаще пользоваться возможностями поиска нормативных документов в справочно-правовых системах. Для удобства пользователей была максимально сохранена система предоставления отчетов руководству, и по большому счету люди продолжают работать по прежней, удобной для них схеме. Прибавилось лишь несколько нововведений, таких, как, например, система «светофоров», которые сигнализируют об актуальности предоставленных отчетностей. Таким образом, сегодня мы с высокой степенью вероятности можем предположить, что первоначальная задача – повышение заинтересованности наших сотрудников в использовании информационных технологий выполнена».