Ситуация

С 2006 года Самарская Губернская Дума использует в своей работе электронный документооборот на базе DocsVision, заменившей  платформу Lotus Notes.

В 2007-2008 годах существующее решение подверглось значительным количественным и качественным преобразованиям, удовлетворяющим растущие потребности заказчика.

К началу 2009 года Самарская Губернская Дума поставила новые задачи развития автоматизированной информационной системой комплексного электронного документооборота: расширение возможностей, предоставляемых существующими подсистемами, для повышения эффективности работы депутатов и сотрудников Думы над законопроектами и документами, интеграцию системы с Интернет-порталом Самарской Губернской Думы и представительных органов муниципальных образований в Самарской области.

В частности, требовалось развитие и сопровождение следующих подсистем:

• делопроизводства;
• коллективной работы;
• приемной граждан;
• обеспечения законотворческой деятельности.

Подсистема обеспечения законотворческой деятельности представляет собой программный комплекс поддержки законодательного процесса, разработанный на базе платформы DocsVision.  Задачи Самарской Губернской Думы  потребовали реализации ряда возможностей:

• обеспечение автоматизации законодательной деятельности, в которой депутаты  и другие участники законодательного процесса получат возможность размещать электронные копии  документов с законопроектами, использовать содержащуюся в подсистеме информацию в своей работе на всех этапах прохождения законодательной инициативы;
• автоматизация подготовки и проведения мероприятий (заседания Думы, заседания комитетов, думских слушаний, круглых столов и т.д.);
• автоматизация процессов периодического и оперативного планирования.

Реализация

Новые цели и задачи, поставленные Самарской Губернской Думой перед существующей  системой электронного документооборота, послужили началом третьего этапа масштабного проекта, начатого  компанией Вебзавод.

В 2009 году системным интегратором  была произведена апробация новой платформы DocsVision  4.1 SR2. Новая функциональность системы электронного документооборота способствовала развитию возможностей масштабирования, упрощению и оптимизации работы пользователей с большими объемами баз данных. Появились новые возможности для создания и развития решений по управлению документами и бизнес-процессами с глубокой специализацией и сложной бизнес-логикой.

Силами интегратора был осуществлен перенос подсистемы делопроизводства на новые  блейд-серверы серии HP ProLiant BL480c.  Последующее развитие данной подсистемы включило в себя работы по созданию автоматизированного рабочего места исполнителя (АРМ Исполнителя). Разработка данного функционала проводилась на основе существующего решения АРМ «Канцелярия», обеспечив осуществление следующих функций:

• отображение карточек поступивших документов в виде формы, подобной форме входящего документа АРМ «Канцелярия» с деревом задач;
• возможность создания подчиненной задачи;
• возможность внесения в подсистеме делопроизводства отчета об исполнении задания;
• возможность прикрепления файлов и ссылок в задание.

Специалистами были разработаны отчеты об исполнении документов. Для организации электронного архива были созданы специальные программные механизмы в соответствии со стратегией архивирования. Для взаимодействия делопроизводства с подсистемами обеспечения законотворческой деятельности, приёмной граждан и коллективной работы  были запрограммированы новые бизнес-процессы.

Интеграция системы DocsVision с Microsoft Office SharePoint Server 2007 обеспечила  автоматизацию деятельности в подсистеме обеспечения законотворческой деятельности. Депутаты  и другие участники законодательного процесса получили возможность работать с законопроектами в электронном виде на всех этапах прохождения законодательной инициативы.

Развитие подсистемы обеспечения законотворческой деятельности включило в себя создание десяти новых баз данных, расширение  «Паспорта законопроекта» и разработку его интерфейса.

Для каждого законопроекта было разработано программное обеспечение ведения и формирования отдельного списка поправок.

Развитие подсистемы коллективной работы включило в себя задачи по расширению  её структуры. Были созданы новые базы данных, организована их взаимосвязь со службой каталогов Active Directory компьютерной сети Думы.  Так же проводилась качественная доработка существующей подсистемы в соответствии с потребностями заказчика.

Подсистема приёмной граждан наряду с добавлением дополнительных функциональных возможностей  была доработана новыми средствами формирования отчетов:

• отчёт о количестве граждан, принятых на личном приёме;
• справка о сроках рассмотрения письменных обращений граждан;
• сводка за определённый период.

Результат

В 2009 году существующая система электронного документооборота значительно преобразилась. Ряд доработок и качественных изменений позволили  ускорить процесс работы персонала в системе, что привело к существенной экономии времени.

В результате интеграции с SharePoint  все бизнес-процессы были переработаны: теперь появилась возможность  получать данные с Интернет-портала, переносить их в DocsVision и осуществлять обратный процесс.  Таким образом, стали работать подсистемы: делопроизводство,  приёмная граждан и обеспечения законотворческой деятельности.

Перспектива

Самарская Губернская Дума постоянно повышает свои требования к качеству работы, а, следовательно, и к функционированию системы электронного документооборота.  2010 год  должен принести решение ряда новых задач, а также продолжение сотрудничества с компанией Вебзавод по развитию и совершенствованию существующей системы.