DocsVision удовлетворяет растущие потребности Самарской Губернской Думы 2008

Ситуация

С 2006 года Самарская Губернская Дума использует в своей работе электронный документооборот на базе DocsVision, заменившей платформу Lotus Notes.

В состав действующей системы входят:

подсистема информационно-справочных ресурсов;
подсистема делопроизводства;
подсистема работы с обращениями;
подсистема обеспечения законотворческой деятельности.

Март 2007 года был ознаменован выборами депутатов Самарской Губернской Думы четвертого созыва, обозначив качественно новый этап в истории областного парламента.

Количество депутатов увеличилось в два раза — с двадцати пяти до пятидесяти человек. С шести до десяти увеличилось число постоянных комитетов Думы. Кроме того, впервые в организационной структуре Губернской Думы начали действовать депутатские объединения – фракции различных политических партий.

Изменение структуры Самарской Губернской Думы поставило перед существующей системой электронного документооборота ряд новых задач.

«В связи со значительным ростом структурных подразделений, возросло количество внутренних, входящих и исходящих документов. Система требовала расширения, изменения ряда бизнес-процессов и качественных преобразований».

Екатерина Катруш, главный консультант отдела компьютерных технологий Самарской Губернской Думы.

Кроме того, существующая версия DocsVision 3.5 потребовала ряд доработок с целью повышения эффективности работы персонала. Ощущалась необходимость в дополнительной настройке интерфейса, гарантирующей удобство работы в системе. Были повышены требования к быстродействию документооборота, в частности:

Ускорить прохождение регистрационных карточек документов из подразделения в канцелярию, из канцелярии в секретариаты.
Ускорить процесс получения задания исполнителем.
Сократить время открытия, сохранения, закрытия карточек.

Реализация

Решение поставленных задач послужило стартом второго этапа масштабного проекта, начатого компанией Вебзавод в конце 2005 года.

Силами системного интегратора в 2007 году в Самарской Губернской Думе была произведена миграция платформы DocsVision 3.5 на новую версию системы управления документами и бизнес-процессами DocsVision 3.6, вышедшую в конце 2006 года.

Обновлённая версия обладала возможностью более гибкой настройки функциональности системы в соответствии с требованиями пользователей. Основные изменения в системе затронули так же управление внешним видом и поведением карточек DocsVision.

Весной 2007 года в Самарской Губернской Думе началась работа по качественному преобразованию системы электронного документооборота, доработке ряда бизнес-процессов. В связи со значительным расширением организационной структуры заказчика, количество пользователей системы было увеличено вдвое - со 150 до 300. Проводилась настройка новых рабочих мест, обучение персонала.

В 2007-2008 гг. компанией Вебзавод осуществлялось техническое обслуживание аппаратных и программных средств системы электронного документооборота заказчика, оказывалась поддержка пользователей на рабочих местах, а так же консультирование по телефону.

Было произведено развитие подсистемы работы с обращениями - «Приемная граждан» Самарской Губернской Думы.

В ходе проекта были автоматизированы следующие функции подсистемы:

регистрация первичных и повторных обращений;
работа с повторными и многократными обращениями;
контроль исполнения документов;
подготовка и отправка ответных документов (сопроводительных писем и документов, письменных ответов заявителям);
использование документов в справочно-информационной работе;
хранение данных и обеспечение их безопасности и резервного копирования;
атрибутивный и полнотекстовый поиск данных в системе;
представление данных и отчетов;
организация WEB доступа.

Данные функции были реализованы средствами программной платформы DocsVision, обеспечивающими интеграцию различных приложений в единую систему автоматизации административных процессов.

В 2007 году было создано автоматизированное рабочее место сотрудника канцелярии Самарской Губернской Думы (АРМ «Канцелярия»), а в 2008 году выполнено развитие существующего решения, обеспечивающего следующие дополнительные функции:

открытие регистрационной карточки по ссылке в Навигаторе DocsVision;
отображение состояния документов (входящих и исходящих);
отображение дерева задач, включая подчиненные задачи;
отображение заданий всех исполнителей с указанием состояния;
отображение отчетов исполнителей по завершенным подчиненным задачам.

Дополнительным средством контроля исполнительской дисциплины стало развитие модуля отчетов для реализации следующих функций:

создание отчета по исполнителю;
получение сводного отчета по статистике исполнения документов;
получение сводного отчета по входящим документам.

«Особенностью документооборота Самарской Губернской Думы является система двойной регистрации. Стандартные решения DocsVision значительно отличаются от поставленных перед нами задач. Поэтому система была подвергнута существенной доработке. В итоге продукт, который сейчас работает в Думе - это результат проекта, выполненного индивидуально под потребности Самарской Губернской Думы на базе программной платформы DocsVision».

Максим Батянов, генеральный директор компании Вебзавод.

Результат

Расширение системы, её качественные преобразования, оптимизация ряда бизнес-процессов, а так же миграция на новую платформу позволили Самарской Губернской Думе получить удобный инструмент для осуществления своей текущей работы.

Так, например, в результате указанных преобразований, а так же настройки виртуальных папок с фильтрами отбора карточек по заданным признакам, время открытия карточек документов сократилось с 20-30 секунд (время зависело от количества карточек в представлении) до 5 секунд.

Перспектива

Самарская Губернская Дума постоянно повышает свои требования к качеству работы, а, следовательно, и к функционированию системы электронного документооборота. На 2009 год запланировано дальнейшее сотрудничество с компанией Вебзавод по развитию и совершенствованию существующей системы.